Frigivning

Viktigt att tänka på vid frigivning

Frigivning

Alla standard special och måttillverkade beställningar måste godkännas av Onemed innan tillverkning. I samband med godkännandet får vi ett 6-siffrigt nummer som måste läggas till i beställningen

Godkända ordrar

Godkända ordrar inkommer till oss via e-post. Det är viktigt att läsa igenom hela meddelandet eftersom det kan innehålla viktig information om exempelvis ändringar. Dubbelkolla även alla nummer så att allt stämmer. Öppna alltid pdf-dokumentet vid minsta osäkerhet

E-postmeddelandet och AS400 ska vara öppna på skärmen. Kopiera aldrig något från e-postmeddelandet, utan lägg endast till det tillkommande 6-siffriga numret (som nu börjar med en 8) efter det befintliga referensnumret.

Separera numren med / tecken och mellanslag, exakt så här: 3433740 / 832165

Vissa ordrar kan vara uppdelade på två men dela samma ref.nr. Lägg då till 1/2 och 2/2 efter 8-numret. Upptäcker du ordrar bland de spärrade som saknar dessa tillägg, skriv dit det och skicka nya orderbekräftelser för att påskynda godkännandet. Exempel:

3433740 / 832165 / 1/2

Innan ordern friges:

  • Välj “Kompl. lev” samt ändra “Distr.prio” till “A”.
  • Kontrollera att rätt order är markerad innan själva frigivningen.

När ordern frigetts:

  • Flytta e-postmeddelandet till mappen “Onemed - Bekräftelser”.

Vid avvikelser

När kunden beställt 4 st av oss men endast 2 st i Portalen
Ändra ordern till 2 st och skicka ny OB till Onemed. Meddela även kunden att en ny beställning på 2 st måste göras.

När kunden beställt 2 st av oss men 4 st i Portalen
Kontrollera om det finns ytterligare en order (dubbelkolla även det skannade underlaget). Kontakta sedan kunden och fråga om ytterligare order är på väg eller om vi ska beställa 4 st. Notera eventuella godkännanden från kunden.

När kunden beställt MTM (eller standard special) av oss och standard i Portalen
Ange “/standard i portalen” efter ref.numret och makulera ordern. Kontakta kunden och förklara att om denne ändå vill ha MTM/standard special måste ett nytt ref.nr genereras och en ny order skickas, samt lösa den felaktiga beställningen med Onemed.

När en order inte godkänns
Notera initialerna på vem som tar hand om ärendet i både e-postmeddelandet och efter ref.numret på ordern i AS400

3433740 / Fel antal / XX

Tänk på att när ett ärende lösts måste alla eventuella kommentarer tas bort efter ref.numret innan ny orderbekräftelse skickas

Alla ärenden ligger kvar i inboxen tills de är lösta. Det betyder att alla ärenden i inboxen är olösta! Kom ihåg att det går att skriva längre förklaringar i e-postmeddelandet som sparas i inkorgen.

Om ett ärende blivit liggande i inkorgen måste vi först kontrollera om det trots allt blivit löst. Se efter om ref.numret finns kvar bland de spärrade ordrarna sök på ref.numret i “KD-best”-rutan under “Orderinformation”. Är det inte löst = Lös det!

Redan godkänd order
När en order redan är godkänd måste vi ta reda på varför. Det kan bero på att en order har makulerats, gjorts om och därför måste friges igen. Då har den första ordern status Y. Ta reda på detta genom att söka på ref.numret i Orderinformation.

Nytt pris
När en frigiven order måste göras om och får ett annat pris måste vi skicka en ny orderbekräftelse. Meddela även Onemed att det nya priset gäller.

Har orderbekräftelsen kommit fram?
Var uppmärksam på spärrade ordrar som ligger kvar i system i mer än två dagar utan att ha blivit ärenden. Särskilt om Onemed godkänner ordrar som är gjorda senare. Det har hänt att Orderbekräftelser inte kommit fram så prova igen genom att skicka om dem (Välj “B” i orderraden). Du kan även kontakta kontakta Onemed och fråga om de ref.nummer ärendet gäller.

Orderstatus R
När en order har “R” som första statusbokstav gäller det en justering (order utan vara). När du frigett ordern, meddela personen som gjort ordern att den nu är frigiven och kan skrivas ut.

Kom ihåg!

  • Det är bättre att avvakta och dubbelkolla en extra gång vid minsta osäkerhet eftersom en felaktigt frigiven order kommer att generera enormt mycket efterarbete.
  • Målet är att både inboxen och den spärrade orderlistan ska vara 
    tom. När antalet spärrade ordrar närmar sig uppåt 20 st bör vi 
    stämma av med Onemed och höra hur de ligger till för att 
    undvika onödiga förseningar.